기록은 한 번의 메모로 끝나지 않습니다. 그것이 제대로 관리될 때, 비로소 진정한 가치가 살아납니다. 우리는 수많은 정보를 매일 생성하고 있지만, 그 정보를 보존하고, 찾고, 활용하는 능력이 없다면 기록은 금세 잊히고 의미를 잃게 됩니다. 그렇기에 단순한 기록을 넘어, 기록을 ‘관리’하는 행위가 매우 중요합니다.

1. 기억을 체계화하고 유지하기 위해
기록은 시간이 지남에 따라 쉽게 흩어지고 퇴색됩니다. 관리되지 않은 기록은 마치 제목 없는 책과 같아 다시 찾기 어렵고, 잘못 해석될 수도 있습니다. 날짜, 분류, 보존 방식 등을 체계적으로 관리함으로써 기억을 정리된 형태로 보존할 수 있습니다.

2. 정보의 신뢰성과 정확성을 유지하기 위해
특히 조직이나 공공기관에서는 기록이 하나의 증거이며, 향후 의사결정의 기초가 됩니다. 이 기록이 조작되거나 유실된다면, 조직 전체의 신뢰가 흔들릴 수 있습니다. 따라서 정확하게 남기고, 수정 이력과 접근 권한을 통제하며 보존하는 것이 필수입니다.

3. 필요할 때 즉시 찾기 위해
기록은 ‘있기만 한 것’으로는 쓸모가 없습니다. 검색 가능하고 활용 가능한 형태로 정리되어 있어야 진짜 자산이 됩니다. 분류체계, 인덱스, 메타데이터 등을 통해 언제든지 빠르게 접근할 수 있어야 업무 효율과 대응력이 높아집니다.

4. 법적·제도적 책임을 충실히 수행하기 위해
기록은 종종 법적 증빙 자료로 활용됩니다. 계약서, 회의록, 보고서, 행정문서 등은 일정 기간 보존해야 하며, 필요 시 제출할 수 있어야 합니다. 이를 위해서는 보존 기간, 폐기 절차, 접근 통제 등 명확한 기록관리 규정이 필요합니다.

5. 조직의 지식 자산으로 활용하기 위해
하나의 기록이 축적되면 그것은 경험이 되고, 수많은 기록이 모이면 지식의 체계가 됩니다. 기록을 잘 관리하면 업무 매뉴얼, 정책 수립, 교육 자료 등으로 확장될 수 있으며, 후속 세대에 노하우를 전달하는 귀중한 자산이 됩니다.